Inventaire, achats et opérations

Cet article couvre le quotidien de l’inventaire physique : préparation des entrepôts, réception de marchandise, contrôle des lots et péremptions, lecture des mouvements, et réalisation des transferts, inventaires et du livre des contrôlés.

Pour y accéder

1. Menu latéral Pharmacie → n’importe quel écran du module.

1. Entrepôts

Les entrepôts sont les locaux physiques ou logiques de la clinique.

2. Réception d’achat

Enregistre l’entrée de marchandise dans un entrepôt, par lot et date de péremption.

Figure 1. Enregistrement et réception des achats avec lots et dates de péremption.

Étape par étape

1. Dans Réception d’achat, appuyez sur Nouveau.
2. Sélectionnez l’Entrepôt de destination (obligatoire).
3. Sélectionnez le Fournisseur et saisissez le N° de document (facture / bon de livraison).
4. Ajoutez des lignes : Produit, Lot, Date de péremption, Quantité achetée et Coût unitaire.
5. Appuyez sur Recevoir l’achat.

Ce que fait le système à la réception

• Convertit la quantité en unité de base à l’aide du facteur du produit.
• Si le lot n’existe pas, il le crée ; s’il existe, il ajoute au solde de cet entrepôt.
• Recalcule le coût moyen du produit.
• Enregistre un mouvement Entrée par achat (PURCHASE_IN) dans le kardex avec une clé d’idempotence (pas de doublon même si vous reconfirmez).
• Si le produit est contrôlé, il génère son folio dans le Livre des contrôlés.

Figure 2. Ce que fait le système à la réception d’un achat.

3. Lots

L’écran Lots est en lecture seule et montre la traçabilité de chaque lot : produit, SKU, numéro de lot, péremption, coût unitaire de base, solde total et état.

Figure 3. Catalogue et traçabilité des lots avec soldes et états.

• Les lots périmés passent à Périmé automatiquement avant chaque opération d’inventaire.
• Quand une sortie laisse le solde à zéro, le lot devient Épuisé.

4. Kardex

Le Kardex est le grand livre immuable de tous les mouvements d’inventaire.

• Filtrable par entrepôt et recherche par produit, entrepôt ou type de mouvement.
• Colonnes : date (JJ/MM/AAAA HH:mm), produit, entrepôt, type de mouvement, lot, quantité en unité de base, coût unitaire et solde d’entrepôt.
• Types de mouvement : Entrée achat, Vente, Consommation clinique, Péremption, Mises au rebut, Retour, Annulation de vente, Ajustements (+/-) et Transferts (entrée/sortie).

Figure 4. Grand livre immuable des mouvements de kardex.

Figure 5. Chaque mouvement d’inventaire est enregistré dans le kardex.

5. Transferts entre entrepôts

Les Transferts déplacent du stock d’un entrepôt origine vers une destination et suivent une machine à états : Brouillon → Expédié → Reçu (ou Annulé).

Figure 6. Gestion des transferts d’inventaire entre entrepôts.

Figure 7. États par lesquels passe un transfert entre entrepôts.

Étape par étape

1. Créer : sélectionnez l’Entrepôt origine, l’Entrepôt destination et les observations ; ajoutez les lignes en choisissant le Lot concret et la Quantité à expédier (seuls les lots actifs, avec stock et non périmés sont proposés, triés par péremption).
2. Expédier (action du menu de ligne) : le système valide le stock disponible et déduit de l’origine avec TRANSFER_OUT.
3. Recevoir : confirmez la Quantité reçue par ligne. Si vous recevez moins que l’expédié, la différence retourne à l’origine.

6. Inventaires

Les Inventaires réalisent des comptages cycliques par entrepôt en comptage aveugle : la quantité enregistrée par le système reste cachée jusqu’à la réconciliation, pour ne pass influencer le compteur.

Figure 8. Écran de comptages d’inventaire cyclique.

Figure 9. Cycle de comptage et les ajustements qu’il génère.

Étape par étape

1. Créer un inventaire en indiquant l’Entrepôt et des observations. Le système prend un instantané du stock (un entrepôt vide ne peut pas être compté).
2. Compter (action Commencer le comptage) : saisissez la Quantité comptée de chaque produit/lot.
3. Réconcilier (uniquement quand toutes les lignes sont comptées) : le système compare compté vs système et génère les ajustements automatiquement :
   • Si vous avez compté moins → Ajustement de sortie (ADJUSTMENT_OUT).
   • Si vous avez compté plus → Ajustement d’entrée (ADJUSTMENT_IN).

7. Livre des médicaments contrôlés

Le Livre des contrôlés est le journal officiel des drogues contrôlées avec folio consécutif annuel (ANNÉE-NNNNN).

Figure 10. Journal officiel des mouvements et folios de médicaments contrôlés.

• Il est alimenté automatiquement depuis le kardex : chaque mouvement d’un produit contrôlé génère un enregistrement avec folio, soldes avant/après et l’utilisateur autorisateur.
• Filtrable par plage de dates et recherche par folio, produit, vétérinaire ou animal.
• Le bouton Imprimer produit le rapport officiel avec le nom de la clinique.

8. Alertes de stock

L’écran Alertes affiche le feu tricolore des péremptions et des stocks bas pour chaque produit avec solde, avec des filtres par pastilles : Toutes, Critiques, Péremption et Stock.

Feu tricolore de péremption

Feu tricolore de stock

Les seuils se configurent par produit dans Produits (stock minimum et point de réappro). Le bouton Imprimer génère le rapport d’alertes avec le nom de la clinique et la date JJ/MM/AAAA HH:mm.

Ensuite

• Produits : définissez les catégories, unités et seuils qui alimentent ces opérations.