L’arqueo / coupe de caisse (le close-out / cash cut) est le moment de vérité du tour : tu comptes ce que tu as, tu le compares avec ce que le système calcule que tu devrais avoir, et tu enregistres la différence — manque ou excédent. C’est ce qui clôture le tour et laisse l’évidence de la journée éteinte.
1. Les deux totaux comparés
| Total | Ce que c’est | D’où il sort |
|---|---|---|
| Attendu | Ce que le système dit que tu devrais avoir | Ouverture du tour + encaissements − sorties |
| Compté | Ce que tu as réellement compté | Ton comptage physique |
| Différence | Le compté moins l’attendu | Manque (négatif) ou excédent (positif) |
Figure 1. Écran de pointage et clôture de caisse comparant montants attendus vs comptés.
Le système t’oblige à enregistrer le motif d’une différence avant de clôturer : pas de différence fantôme. Ce n’est pas de la bureaucratie, ça protège le caissier.
2. Types de différence
| Type | Badge | Sens |
|---|---|---|
| Égal | Vert | Compté = attendu (différence 0) |
| Excédent | Bleu | Il y a plus d’argent que prévu (en trop) |
| Manque | Rouge | Il manque de l’argent par rapport à l’attendu |
Un séjour déjà soldé avec de l’argent dans le tour ne peut pas se supprimer silencieusement : l’annulation sort l’argent du tour. C’est pourquoi une facture annulée est un mouvement de caisse et jamais un effacement silencieux.
3. Pas à pas
- Facturation & Caisse → Coupes de caisse → clôture le tour ouvert.
- Confirme l’attendu.
- Saisis le compté.
- S’ils diffèrent, enregistre le motif (obligatoire).
- Clôturer : imprime la coupe (attendu / compté / différence) et le tour passe à Clôturé.
La clôture ne supprime pas les factures ni les mouvements : elle les gèle dans ce tour. C’est ce qui permet de refaire la coupe ou de consulter le rapport de période après coup.
Et ensuite ?
- Tours de caisse : ouvrir, encaisser et clôturer.
- Factures et cycle de vie : les états gérés en caisse.
- Encaissements et acomptes : ce qui façonne l’attendu.
- Facturation des séjours : les séjours par jour, encaissés dans le tour.
- Annulations : rembourser et corriger depuis la Caisse.